Comment gérer la réception et la transmission d'information dans votre entreprise ? L'e-mail étant encore un des moyens de communication les plus utilisés dans une organisation, il est important d'avoir une structure des boîtes de messagerie cohérente.
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Les boîtes de messagerie font parti des outils de communication interne et externe dans une entreprise.
La transmission d'information se passe essentiellement par mail. Si l'organisation des comptes de messagerie est mal configurée, l'information n'est pas alors transmise dans les temps, ou se perd dans la masse des mails reçus plus ou moins pertinents.
Pour restructurer vos comptes de messagerie, il faut se poser certaines questions :
- Le compte du mail « contact » qui permet aux prospects ou à des personnes qui ne connaissent pas votre entreprise de vous contacter, est-il accessible à plusieurs personnes ? Cela permet d'avoir un suivi plus précis, et d'apporter des réponses rapidement.
- Les différents services de votre entreprise possèdent-ils un compte e-mail chacun ? Par exemple : marketing@votreentreprise.com ou encore sav@votreentreprise.com. Ces comptes doivent être accessibles à l'ensemble du personnel de ces services. Ils permettent aux personnes désireuses de contacter votre entreprise, ou en interne, de cibler les services qui les intéressent et d'éviter les transmissions de mails et le risque de perdre l'information.
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