La mise en place de cet outil ne nécessite pas forcément un logiciel spécifique. Il peut être tout simplement couplé à votre logiciel de messagerie comme le propose le client de messagerie Thunderbird.
Cette extension de ce logiciel, connu sous le nom de « Lightning », offre une panoplie de fonctionnalités pour une gestion efficace des agendas partagés.
Il est possible de créer des événements et des tâches et d'inviter des participants. On peut posséder plusieurs agendas et gérer différents droits.
Le partage fonctionne sur un principe d'abonnement : un utilisateur décide de partager un agenda, un autre utilisateur peut alors s'abonner à celui-ci. Il pourra plus ou moins interagir en fonction des droits indiqués sur l'agenda.
L'agenda affiche les événements et les tâches. Lorsqu'on est marqué comme participant à un événement, on reçoit une invitation par mail pour valider notre présence. En fonction des droits, il est également possible de s’inscrire à un événement auquel on n'est pas marqué comme participant.
La fonction d'agenda partagé peut être utilisée et appliquée pour différentes problématiques. Par exemple, il est possible d'utiliser cet outil pour gérer l'occupation d'une salle de réunion :
La personne responsable de l'organisation crée un agenda dédié à l'occupation de la salle et le partage avec des droits d'édition. Les personnels concernés s'abonnent et peuvent voir à quel moment la salle est occupée et ajouter des événements pour informer qu'ils occupent à leur tour le lieu.
