Lorsqu'on souhaite conserver sur le long terme des fichiers numériques, nous sommes confrontés à des questions de sécurité et de restitution des documents. Quels sont les moyens à mettre en place ? Quelles solutions ? Est-ce dans un cadre juridique ?
Nous parlons alors de coffre-fort électronique et d'archivage légal.
Le coffre-fort électronique :
Un coffre-fort est un dispositif technique visant à sécuriser les objets numériques déposés pour garantir leur intégrité, par des mécanismes d'identification des accédants et de traçabilité. Le label Coffre-fort est distribué par la CNIL.
Pour être labellisé « coffre-fort » :
- Les données doivent être chiffrées à chaque étape du processus
- Le dispositif du chiffrement doit répondre aux exigences de l'ANSSI (Agence nationale de sécurité des systèmes d'information)
- Mécanisme d'authentification forte
L'Archivage légal :
Cela consiste à mettre en place des précautions particulières qui permettront d'identifier un document et son auteur afin qu'il puisse être utilisé comme une preuve.
L'archivage légal pose plusieurs problématiques : la durée dans le temps, une restitution fidèle des documents (garantir l’authenticité des fichiers).
Ne pas confondre avec le stockage de données. L'archivage légal a pour objectif de recueillir, classer et conserver des documents à des fins de consultations ultérieures (consulter ces documents par exemple dans 10 ans).
Pour mettre en place une solution d'archivage légal il faut respecter la norme NF Z 42-013 ou ISO 15489 :
- fiabilité de l'intégration,
- sécurisation (redondance des systèmes, duplication des données...),
- pérennisation (il s'agit de conservation pendant des durées très longues, voire illimitées),
- confidentialité (ni plus, ni moins que pour un document papier, sauf qu'un système informatique ouvert sur le monde est peut-être plus vulnérable),
- accessibilité (performance indispensable des dispositifs, tant au niveau de la certitude de retrouver un document, que de la vitesse à laquelle une telle opération peut être effectuée, notamment pour des gros volumes),
- qualité de restitution (c'est très simple dans son principe : à l'identique),
- destruction : pour les documents qui ne doivent plus être conservés, destruction certaine, y compris tous les exemplaires de sécurité,
- traçabilité : capacité à suivre les différentes phases de constitution et de consultation d'un document.
Quelques notions :
Garantir authenticité :
- non-réinscriptibilité du support
- disque optique non réinscriptible (CD-Worm, DON, DVD-Worm.…)
- disques magnétiques non réinscriptibles (comme le système Centera)
Pérennité :
- vérification préalable des supports vierges,
- gravure sur CD-R en 2 exemplaires suivant un processus précis
- fabrication des CD chez des fournisseurs qui garantissent des lots homogènes, avec, par exemple, 1200 CD d'un lot A et 1200 d'un lot B.
- on grave 1 exemplaire dans chaque lot,
- sur les 2 lots, il y en a toujours un moins vieux qui sert de master pour regraver un lot.
- stockage dans des lieux distincts
- tous les 6 mois on prélève des exemplaires dans chaque lot pour tester la validité du support.
Tiers archiveur
Le recours à un tiers archiveur (coffre-fort électronique) est un moyen simple de régler la plupart des problèmes techniques et réglementaires liés à l'archivage légal.
- intégrité et fidélité des documents numérisés (qualité des systèmes mis en œuvre),
- authentification à l'aide d'un tiers de confiance (distinct),
- sécurité (redondance, duplication, contrôle technique..),
- pérennité (point important, incluant notamment la migration périodique des technologies),
- conforme aux réglementations et normes de contrôle qualité.
Sources:
www.cnil.fr : le premier label coffre-fort
www.numeria.fr/archivage-legal
