Avant de vous présenter les fonctionnalités de Mail Merge, il est nécessaire de vous rappeler les prérequis lorsqu'on désire faire du publipostage. Il est important de définir le nombre de contacts destinés à recevoir le mail. En effet lorsque celui-ci est vraiment conséquent, il est préférable de passer par une solution d'e-mailing afin d'éviter d'être considéré comme spammeur. S'il s'agit d'une newsletter, utiliser une solution d'e-mailing permettra de donner la possibilité aux destinataires de se désabonner de votre liste de diffusion (obligation légale).
Le publipostage, proposé par Mail Merge, s'apparente aux fonctions de traitement de texte qui permettent de personnaliser un message en fonction du destinataire avec des champs spécifiques. Par exemple, pour l'envoi d'une invitation à un petit déjeuner thématique à l'ensemble de vos clients, Mail Merge peut répondre à vos besoins en vous proposant plusieurs fonctionnalités.
Vous ne serez pas obligé de passer par la fonction « copie cachée », ni d'envoyer votre message un par un à vos destinataires. Votre e-mail sera envoyé à vos contacts grâce à un fichier CSV faisant office de base de données. Ils seront tous destinataires sans pour autant voir les autres personnes de la liste de diffusion.
Il sera également possible de définir des termes variant en fonction des contacts comme le nom et le prénom, par exemple « Bonjour M. Joe DOE ». Lorsque vous allez rédiger votre message, vous allez insérer des variables sous cette forme {{nom de la variable}}, par exemple {{nom}}. Elle sera remplacée lors de l'envoi du mail par le terme correspondant pour chaque contact.
Pour appréhender les différentes fonctionnalités, voici un tutoriel : ici.
